Privacy Policyسياسة الخصوصية

This policy explains how Mafhoom ("Mafhoom", "we", "us") collects, uses, stores and protects personal data. It is written to meet the Kingdom of Saudi Arabia's Personal Data Protection Law (PDPL) and its Implementing Regulations. If anything here is unclear, write to us through the contact form.

Mafhoom, based in Jeddah, Kingdom of Saudi Arabia, is the controller of the personal data collected through this website.

1. What this policy covers

• Website visitors who browse mafhoom.sa.
• People who contact us through the contact form, email, phone or LinkedIn.
• Business contacts at our clients, partners, investors and suppliers.
• Callers to services we operate for our clients, such as a pilgrim hotline. In that case the client organization decides why and how call data is used, and Mafhoom processes it on the client's behalf under a written agreement. Section 4 explains this in more detail.

2. The data we collect

We do not ask for sensitive data through this website. Please do not include health, religious, financial or identity-document details in your message.

3. Why we use it, and on what legal basis

• To answer your enquiry and arrange demos or meetings, based on your consent, which you give with the checkbox on the form.
• To prepare and perform agreements with clients, partners and investors, based on contract.
• To protect the website and our systems against misuse, based on our legitimate interest in security.
• To meet legal obligations, such as record-keeping or lawful requests from competent authorities.

We do not use your data for automated decisions that have legal or similarly significant effects on you, and we do not send marketing messages without your consent.

4. Calls handled by Mafhoom for our clients

When a government entity or company deploys Mafhoom, callers' data may include call audio, transcripts, the language of the call, the calling number and call times. For that data:

• The client is the controller. Mafhoom acts as processor and follows the client's documented instructions.
• Processing and storage take place inside the Kingdom, on the client's premises or on Mafhoom infrastructure in Saudi Arabia. Our language model is self-hosted, and call content is not sent to third-party AI providers.
• Callers are told they are speaking with an AI assistant and can ask to be transferred to a person where the client offers this.
• Retention periods, access rights and deletion follow the client's agreement and the PDPL. Callers who want to exercise their rights should contact the organization that runs the hotline. We will help that organization respond.

5. How long we keep data

• Enquiries that do not lead to a business relationship: up to 24 months after our last contact.
• Business records: for the length of the relationship and afterwards as long as the law requires.
• Server logs: up to 90 days, unless needed to investigate a security incident.

When data is no longer needed, we destroy it securely or anonymize it so it can no longer identify you.

6. Who we share data with

We never sell personal data. We share it only with:

• Service providers who help us run the website, email and our infrastructure, under contracts that require confidentiality and security.
• Partners involved in a project you asked about, only with your agreement.
• Competent authorities in the Kingdom, when the law requires it.

7. Data stays in Saudi Arabia

We store and process personal data inside the Kingdom. If a provider we rely on (for example, for email) processes data outside the Kingdom, we do so only as the PDPL and the Regulation on Personal Data Transfer outside the Kingdom permit, and with appropriate safeguards.

8. How we protect data

We use encryption, access controls limited to staff who need access, logging and regular reviews. If a breach affects your personal data, we will notify the Saudi Data and AI Authority (SDAIA) within 72 hours of becoming aware of it, and we will inform you where the breach could cause you harm.

9. Your rights

Under the PDPL you have the right to:

• be informed about how your data is collected and used;
• access your personal data and get a copy in a clear, readable format;
• ask us to correct, complete or update it;
• ask us to destroy data we no longer need;
• withdraw your consent at any time, without affecting processing that already took place.

To use any of these rights, send us a request through the contact form and choose "Privacy request". We may ask you to confirm your identity. We reply within 30 days.

10. Complaints

If you are unhappy with how we handled your data, please tell us first so we can put it right. You also have the right to lodge a complaint with the competent authority, the Saudi Data and AI Authority (SDAIA), through sdaia.gov.sa.

11. Children

This website is intended for organizations and adults. We do not knowingly collect personal data from anyone under 18 through it.

12. Changes to this policy

We will update this page when our practices change, and we will change the date at the top. Significant changes will be highlighted on the website.

13. Contact

Mafhoom, Jeddah, Kingdom of Saudi Arabia · the contact form

توضح هذه السياسة كيف يجمع مفهوم («مفهوم» أو «نحن») البيانات الشخصية ويستخدمها ويخزنها ويحميها، وقد أُعدّت وفقاً لنظام حماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية ولائحته التنفيذية. وإن كان لديك أي استفسار حولها، يسعدنا تواصلك عبر نموذج التواصل.

مفهوم، ومقرها جدة في المملكة العربية السعودية، هي جهة التحكم في البيانات الشخصية التي تُجمع عبر هذا الموقع.

١. نطاق هذه السياسة

• زوار الموقع الذين يتصفحون mafhoom.sa.
• من يتواصلون معنا عبر نموذج التواصل أو البريد الإلكتروني أو الهاتف أو LinkedIn.
• جهات الاتصال التجارية لدى عملائنا وشركائنا ومستثمرينا ومورّدينا.
• المتصلون بالخدمات التي نشغّلها لعملائنا، مثل الخط المخصص لضيوف الرحمن. في هذه الحالة تحدد الجهة العميلة الغرض من استخدام بيانات المكالمات وطريقته، ويعالجها مفهوم نيابة عنها بموجب اتفاقية مكتوبة، كما يوضح البند ٤.

٢. البيانات التي نجمعها

لا نطلب أي بيانات حساسة عبر هذا الموقع، فنرجو ألا تضمّن رسالتك بيانات صحية أو دينية أو مالية أو بيانات وثائق هوية.

٣. أغراض الاستخدام وأساسه النظامي

• الرد على استفسارك وترتيب العروض والاجتماعات، بناءً على موافقتك التي تمنحها عبر خانة الموافقة في النموذج.
• إعداد الاتفاقيات وتنفيذها مع العملاء والشركاء والمستثمرين، بناءً على العقد.
• حماية الموقع وأنظمتنا من إساءة الاستخدام، بناءً على مصلحتنا المشروعة في الأمن.
• الوفاء بالالتزامات النظامية، مثل حفظ السجلات أو الطلبات النظامية من الجهات المختصة.

لا نستخدم بياناتك في قرارات آلية ذات آثار نظامية أو آثار مماثلة عليك، ولا نرسل رسائل تسويقية دون موافقتك.

٤. المكالمات التي يعالجها مفهوم لعملائه

عندما تشغّل جهة حكومية أو شركة خدمة مفهوم، قد تشمل بيانات المتصلين تسجيل المكالمة ونصها ولغة المكالمة ورقم المتصل وأوقات الاتصال. وبالنسبة لهذه البيانات:

• الجهة العميلة هي جهة التحكم، ومفهوم جهة معالجة تلتزم بتعليماتها الموثقة.
• تتم المعالجة والتخزين داخل المملكة، في مقر الجهة العميلة أو على بنية مفهوم التحتية في المملكة. نموذجنا اللغوي مستضاف ذاتياً، ولا يُرسل محتوى المكالمات إلى مزودي ذكاء اصطناعي من طرف ثالث.
• يُبلَّغ المتصل بأنه يتحدث مع مساعد ذكاء اصطناعي، ويمكنه طلب التحويل إلى موظف متى أتاحت الجهة ذلك.
• تخضع مدد الاحتفاظ وصلاحيات الوصول والإتلاف لاتفاقية الجهة العميلة ولنظام حماية البيانات الشخصية. ويمكن للمتصل الذي يرغب في ممارسة حقوقه التواصل مع الجهة المشغّلة للخط، وسنعاونها في الرد على طلبه.

٥. مدة الاحتفاظ بالبيانات

• الاستفسارات التي لا تنشأ عنها علاقة عمل: حتى ٢٤ شهراً من آخر تواصل.
• سجلات الأعمال: طوال مدة العلاقة، وبعدها بالقدر الذي يتطلبه النظام.
• سجلات الخادم: حتى ٩٠ يوماً، ما لم نحتج إليها للتحقيق في حادث أمني.

عند انتهاء الحاجة إلى البيانات نتلفها بطريقة آمنة أو نجعلها مجهولة بحيث لا تدل على هويتك.

٦. الجهات التي نشارك البيانات معها

لا نبيع البيانات الشخصية أبداً، ولا نشاركها إلا مع:

• مزودي الخدمات الذين يساعدوننا في تشغيل الموقع والبريد وبنيتنا التحتية، بموجب عقود تُلزمهم بالسرية والأمان.
• الشركاء المعنيين بمشروع استفسرت عنه، وبموافقتك فقط.
• الجهات المختصة في المملكة، عندما يلزم النظام بذلك.

٧. البيانات تبقى داخل المملكة

نخزن البيانات الشخصية ونعالجها داخل المملكة. وإذا عالج أحد مزودينا (مثل مزود البريد الإلكتروني) بيانات خارج المملكة، فلا يكون ذلك إلا بالقدر الذي يجيزه نظام حماية البيانات الشخصية ولائحة نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة، ومع ضمانات مناسبة.

٨. كيف نحمي البيانات

نستخدم التشفير وضوابط وصول تقتصر على من يحتاجون إليه من الموظفين والتسجيل والمراجعات الدورية. وفي حال وقوع تسرّب يمسّ بياناتك الشخصية، نبلّغ الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) خلال ٧٢ ساعة من علمنا به، ونبلغك متى كان من شأنه الإضرار بك.

٩. حقوقك

يكفل لك نظام حماية البيانات الشخصية الحق في:

• العلم بكيفية جمع بياناتك واستخدامها؛
• الوصول إلى بياناتك الشخصية والحصول على نسخة منها بصيغة واضحة ومقروءة؛
• طلب تصحيحها أو إكمالها أو تحديثها؛
• طلب إتلاف ما انتهت الحاجة إليه منها؛
• الرجوع عن موافقتك في أي وقت، دون أن يؤثر ذلك في المعالجة التي تمت قبل الرجوع.

ولممارسة أي من هذه الحقوق، يُرجى إرسال طلبك عبر نموذج التواصل واختيار «طلب يتعلق بالخصوصية». وقد نطلب التحقق من هويتك، ونرد على طلبك خلال ٣٠ يوماً.

١٠. الشكاوى

إن لم تكن راضياً عن طريقة تعاملنا مع بياناتك، فيسعدنا أن تبلغنا أولاً لنعالج الأمر. ولك أيضاً الحق في تقديم شكوى إلى الجهة المختصة، الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)، عبر sdaia.gov.sa.

١١. الأطفال

هذا الموقع موجّه إلى الجهات والبالغين، ولا نجمع عن علمٍ بيانات شخصية لمن هم دون ١٨ عاماً عبره.

١٢. التعديلات على هذه السياسة

نحدّث هذه الصفحة عند تغيّر ممارساتنا ونغيّر التاريخ أعلاها، وننبه إلى التغييرات الجوهرية على الموقع.

١٣. التواصل

مفهوم، جدة، المملكة العربية السعودية · نموذج التواصل